El Proceso Administrativo.
El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica unaserie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un
periodo más corto y con una mayor productividad.
El proceso administrativo se dice que es multidimensional, porque sus elementos son
aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles: Planeación,
Organización, Dirección y Control.
Planeación.
Algunas definiciones de la planeación como parte de su significado pueden ser:
• Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es
posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso
de acción.
• Proceso que permite la identificación de oportunidades de
mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así
como el establecimiento formal de planes o proyectos para el
aprovechamiento integral de dichas oportunidades.
• Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción
que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y
números necesarios para su realización.
• "Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido".
Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura
acción.
• Determinación racional de adónde queremos ir y cómo llegar allá
Niveles de Planeación
La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso
administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro
de Cómputo; como tal considera los siguientes niveles:
• Planeación estratégica.- Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción
del Centro de Cómputo. ¿Por qué construirlo? Cuando se responde a este
cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del
mismo.
• Planeación de recursos.- Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos
económicos que va a requerir la construcción del Centro de Cómputo. ¿Cuánto
dinero se va a ocupar? La planeación de recursos en para un centro de cómputo es
aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los
siguientes elementos:
• Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas
de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
• Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento,
periféricos, etc.
• Materiales de producción: Materias primas para su
funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.
• Planeación Operativa.- La planeación operativa de un centro de cómputo consiste
en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a
estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware,
software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se
utilice como el medio de procesamiento de información. Ésta determinará el ¿Cómo
va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Qué Software será necesario? y ¿Qué
cantidad de personal será necesaria?, etc.
• Planeación de personal.- ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?,
¿Cuáles serán sus funciones?, ¿Qué cantidad de personal será necesaria?, etc.
• Planeación de instalaciones físicas.- ¿En dónde estará ubicado el Centro de
Cómputo?, ¿Cuántas secciones será necesario construir?, ¿En donde se colocará
el centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores?, ¿Qué condiciones
de ventilación serán necesarias?, etc.
Para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
• Factibilidad.- Lo que se planee debe ser realizable
• Objetividad y cuantificación.- Cuando se planea es necesario basarse en datos
reales y nunca en especulaciones u opiniones. La planeación será más confiable en
cuanto pueda ser cuantificada o sea, expresa en tiempo, dinero, cantidades y
especificaciones (porcentajes, unidades, volumen).
• Flexibilidad.- Al elaborar un plan este debe de afrontar situaciones imprevistas, y
que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las
condiciones.
• Unidad.- Todos los planes específicos deben integrarse a un plan general y dirigirse
a logros de los propósitos y objetivos generales.
• Del cambio de estrategias.- Cuando un plan se extiende en relación al tiempo, será
necesario rehacerlo completamente
Etapas de la Planeación
Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persiguen en forma permanente o semipermanente, un grupo social. Son
los fines a los que se quiere llegar.
Investigación: Consiste en determinar todos los factores que influyen en el logro de los
propósitos, así de los medios óptimos para conseguirlos.
Premisas: Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o
condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el
plan.
Objetivos: Presentan los resultados que el Centro de Cómputo espera obtener, son
fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico.
Estrategias: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el
empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en
las condiciones más ventajosas.
Políticas: Son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y
otra vez.
Programas: Es un esquema donde se establece la secuencia de actividades
específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados.
Presupuestos: Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a
través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que se
necesitan para cumplir con los objetivos.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico,
que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o
no monetarios).
Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que
deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
El Administrador de Centros de Cómputo
De acuerdo a los conceptos de Administración revisados hasta el momento podemos
definir consecuentemente al Administrador de Centros de Cómputo o mejor llamado
Administrador de TI1 como la persona con la autoridad y responsabilidad de planificar,
organizar, dirigir y controlar el recurso informático de la institución con la finalidad de
optimizar su uso y asegurar la calidad y permanencia del servicio dentro de la
organización así como la prestación del servicio ininterrumpido y seguro.
